Man versteht darunter Software für PC-Benutzergruppen, deren Mitglieder gemeinsam an Projekten oder zusammenhängenden Aufgabenbereichen arbeiten. Groupware ist ein Kunstwort, das sich vor ca. 10 Jahren etabliert hat.

Groupware enthält Anwendungen für die Kommunikation (z.B. E-Mail), für die gemeinsame Dokumenterstellung, Terminplanung (Group-Calendaring) und ein System zur Aufgabenverteilung (Task-Management).

Diskussions- und Chat-Foren sowie Audio- und Videokonferenzen unterstützen die Kommunikation zwischen den Gruppenmitgliedern. Oft zählt auch "Work-Flow" (dt.: Arbeitsablauf) zu den Bestandteilen von Groupware-Systemen. Mit Work-Flow werden Nachrichten und Dokumente an die jeweils zuständigen Benutzer weitergeleitet.

Lotus Notes bezeichnet man häufig als "Mutter" der Groupware, da es multifunktionale Groupware-Systeme mit Entwicklungsumgebung populär gemacht hat. Zahllose Programme enthalten jeweils einzelne Groupware-Funktionen, dagegen stehen Lotus Notes, GroupWise, Netscape Communicator und Microsoft Exchange als Beispiele für Produkte, die über eine Vielzahl von Groupware-Funktionen verfügen.

Was zunächst als einfaches Verfahren zur elektronischen Verbreitung von Informationen galt, erfordert jedoch viel Planung, was die Zugriffssteuerung, Dokumentverwaltung und Replikation (Kopieren von Datenbanken oder einzelner Teile daraus) angeht. Der Einsatz von Groupware-Anwendungen ist daher unter Systemadministratoren ein sehr unumstrittenes Thema.


Groupware Applikationen:

Ein Beispiel für eine Groupware-Applikation ist bei PDAs die sogenannte PIM-Software.

Der Umfang der Programme ist unterschiedlich. Bei den meisten sind Projektmanagement, E-mail, Kalender und Notizbuchfunktion dabei.