In jedem Unternehmen fallen eine Vielzahl von Daten (Datenbestand) an (Kunden, Lieferanten, Artikel etc). Daten bezeichnen die Abbildungen der Wirklichkeit, und werden aber nicht nur für die täglichen Geschäftsabwicklungen benötigt, sondern sie bilden auch die Grundlage für betriebswirtschaftliche Entscheidungen.
Um eine Beispiel anzuführen: Der Verkaufsleiter will wissen, welche Kunden heuer weniger als letztes Jahr gekauft haben und welchen Artikel davon betroffen sind, um bestimmte Maßnahmen einzuleiten.
Die Aufgabe aus einer großen Datenmenge ganz bestimmte Informationen zu gewinnen, können Datenbanksysteme (elektronische Weise) schneller lösen, als es je mit einer manuellen Organisation möglich wäre. Die logische Verknüpfung aller Tabellen in einem Unternehmen miteinander ergibt dann eine Datenbank. Das ist bei einer manuellen Organisation gar nicht möglich. (Kaltofen, Gutwirth, Roithmayr & Bauer-Mascher: Wirtschaftsinformatik, 1999, S. 88)

Eine weitere Definition des Datenbanksystems (DBS), um es auch verständlich zumachen folgt: DBS ist ein System zur elektronischen Datenverwaltung.
Die wesentliche Aufgabe eines DBS ist es, lösen von kaufmännischer Problemstellungen, d.h. große Datenmengen effizient, widerspruchsfrei und dauerhaft zu speichern.
Ein DBS ist ein Bestandteil der betrieblichen Anwendungssteme und erlaubt persistente Speicherung sowie die Konsistenz der Nutzdaten eines Unternehmens und bietet mit dem DMBS (Datenbankmanagementsystem) eine Schnittstelle zu Abfrage, Manipulation und Verwaltung dieser Daten. Zusätzlich überwacht DBS aktive Regeln zu Gewährleistung der Datenintegrität (lehnt falsche Verweise auf Daten ab; achtet auf korrekte Wertbereiche, vermeidet Doppelspeicherungen).
Aus diesem Grund sind betriebliche Anwendungssysteme aus den unterschiedlichsten Unternehmensbereichen nicht mehr wegzudenken. Insbesondere sind heutzutage die IT-Systeme zur Planung, Steuerung und Überwachung der komplexen Material- und Informationsflüsse zur Gewährleistung eines effizienten Produktionsbetriebs nahezu unverzichtbar. (http://de.wikipedia.org/wiki/Datenbanken)