Datenbanksysteme, welche die strukturierte Datenablage vereinfachen, bilden in der heutigen Zeit, in welcher Unternehmen immer komplexer werden, das Rückgrat vieler Organisationen. (Zitat 3 Kraft)

Doch es ist nicht mehr nur die Ablage und der Abruf der Daten, welcher durch Datenbanken und entsprechender Software erleichtert wird, sondern selbst die Analyse, Auswertung und Interpretation der Daten wird unterstützt.

Allgemein, werden durch das digitalisierte Datenmanagement organisatorische Tätigkeiten vereinfacht und die Daten stehen sämtlichen Bereiche eines Unternehmens zentral zur Verfügung. Die Organisation und Verwendung der Daten wird erleichtert, da durch die Vermeidung von Redundanzen auch Folgefehler, wie Verwechslung von alten mit aktualisierten Artikelbezeichnungen etc., vermieden werden. Weiters erleichtern die Verknüpfungen zwischen einzelnen Unternehmen und ihren Lieferanten bzw. Kunden den Informations- und Datenaustausch wesentlich, da durch die digitalisierte Form von Bestellungen, Angeboten, Rechnungen etc., Quellen für Fehlerbildung (falsche Eingabe von Daten einer Eingangsrechnung, etc.) weitgehend ausgeschaltet werden.

Die Datenbanksoftware ist notwendig für das Handling der Daten der Datenbank. Die Funktionen unterscheiden sich meist je nach Anwender in einem Betrieb. Für die Mitarbeiter bedeutet dies, dass prinzipiell zwar die Erfassung und Speicherung von Daten sowie das Suchen und Lesen dieser möglich ist. Diese Rechte werden aber meist mittels Zugriffsrechten genauer definiert um Probleme zu vermeiden (zB Abteilung Einkauf ist berechtigt Artikelcodes anzulegen, Abteilung Vertrieb nicht, etc).

Besonders populär ist die betriebliche Anwendungssoftware SAP R/3. Der gekonnte Umgang mit dieser komplexen Software gilt heutzutage als Voraussetzung für zahlreiche qualifizierte Arbeitsplätze, auch wenn fälschlicherweise oft nur von SAP-Kenntnissen gesprochen wird, wobei es sich bei SAP lediglich um das Unternehmen und nicht das Programm an sich handelt. (Information zu SAP)

Prinzipiell gilt, dass die Abfrage von Daten in Unternehmen dem Prozess der betrieblichen Entscheidungsfindung dient und somit für die Unternehmenssteuerung eine Notwendigkeit darstellt. Ohne Analyse von Daten, welche nach Entscheidungsrelevanz abgerufen werden, können keine fundierten Entscheidungen getroffen werden und der langfristige Erfolg des Unternehmens kann nicht gewährleistet werden. Da alle Informationen des SAP-Systems in einer Datenbank abgespeichert sind, ist für die Beherrschung des SAP-Systems die Beherrschung der Datenbankabfrage essentiell. Doch Abfrage von Daten allein ist nicht alles. Mit der Einbindung von Business Intelligence in SAP NetWeaver bietet sich für Unternehmen heutzutage auch noch Unterstützung in Reporting, Analyse und Interpretation der Unternehmensdaten. Somit wird nicht mehr nur die Ablage und der Abruf der Daten erleichtert, sondern auch noch die Weiterverwendung der Daten mit entsprechend zur Verfügung gestellten Tools um die richtigen Entscheidungen für das Unternehmen treffen zu können.
(weitere Information zu BI)