Elektronischem Datenaustausch in Unternehmen kommt eine wichtige wirtschaftliche Funktion zu. Es können neue Kundengruppen angesprochen werden und in neuen Märkten agiert werden. Durch den elektronischen Datenaustausch können Zwischenschritte eingespart werden und die Abwicklung einer Bestellung erfolgt schneller als ohne. Hinzu kommt, dass man Verwaltungskosten spart und die Datenqualität erhöht wird. Durch diese Art des Datentransfers können die Kunden besser betreut werden und es entstehen somit Wettbewerbsvorteile.
Die den elektronischen Daten und Informationsaustausch wachsen die Unternehmen immer enger zusammen.
Wenngleich auch die einmaligen Kosten sehr hoch sein können, die anfallen wenn das Programm installiert wird, sind die laufenden Kosten später umso geringer. Zusätzliche Kosten wie Schulungsaufwand können selbstverständlich auch noch hinzukommen.

Um nun näher auf den Schulbuchhandel einzugehen, möchte ich kurz einen Überblick darstellen, wo in etwa wir uns aufhalten.
Es gibt verschiedene Formen des elektronischen Datenaustausches. Er kann unternehmensintern oder unternehmensübergreifend stattfinden, wobei sich diese beiden Bereiche sehr oft vermischen und keine eindeutige Trennung erfolgen kann. Der unternehmensübergreifende elektronische Datenaustausch heißt auch „Electronic Data Interchange“ (EDI).
Für diesen EDI gibt es jetzt verschieden Schnittstellen (Programme, Möglichkeiten?) um die Informationen bestmöglich zu verwalten. Es gibt einige Standards wie UN/EDIFACT, SWIFT, FIX oder XML, die international anerkannt sind. Jedes Unternehmen kann sich aber auch individuelle Schnittstellen basteln. (www.integratio.com/fileadmin/integratio/downloads/edichange-wirtschaftlichkeitsanalyse.pdf; Stand: 17.11.2008)
• UN/EDIFACT: steht für United Nations Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport. UN/EDIFACT ist eine Form von EDI und hat für verschiedene Unternehmensbereiche spezielle Anpassungen getroffen. Für unseren Schulbuchhandel wäre EDILIBE passend, da es sich auf den Bücherhandel spezialisiert. EDILIBE steht für „Electronic Data Interchange for Libraries and Booksellers in Europe“. (http://de.wikipedia.org/wiki/EDIFACT; Stand: 17.11.2008)

Wollen wir in unserem Schulbuchhandel nun so ein elektronisches Datenaustauschprogramm installieren, dann erfordert dies einige Überlegungen.
- Was wollen wir damit bewirken? Wir möchten unsere Aufträge schneller abwickeln können und damit unsere Wettbewerbssituation verbessern.
- Lohnt sich dieser hohe Aufwand für ein so komplexes System?
- Haben wir genügend Zeit und Geld dieses Programm in unseren traditionellen Schulbuchhandel zu integrieren? Für die Einführung dieses Programms werden auf jeden Fall Spezialisten benötigt, die auch unsere Mitarbeiter dann einschulen.

In folgenden Bereichen in unserem Unternehmen könnten wir EDILIBE-Unterstützung brauchen:
- Angebot: hier können zum Beispiel Informationen über Neuerscheinungen oder Sonderangebote angezeigt werden
- Bestellung: hier können wir alle Bestellungen speichern, bis der gesamte Vorgang wirklich abgeschlossen ist.
- Meldungen: Durch Meldungen auf EDILIBE können wir Informationen oder Veränderungen schneller wahrnehmen und darauf reagieren. Wir können die Software aber auch so einstellen, dass Meldungen nur erscheinen sollen, wenn es Probleme bei der Lieferung gibt.
- Rechnung

(www.bis.uni-oldenburg.de/bisverlag/hv1/15-werne.pdf; Stand:17.11.2008)