Bernhard Kasch >>> E-Coll Blog

free & p2p - Collanos Workplace

Collaboration Tools / Groupware

"To collaborate means to work with others on a nonroutine cognitive task — that
is, working together."[1]

Gemeinsames Arbeiten an Projekten erfrodert also ein strukturiertes, gemeinsames
Arbeiten. Es geht also um Aufgaben, die von zwei oder mehreren Personen erledigt
werden sollen. Um diesen Prozess zu unterstützen, bzw. auf weite Strecken zu
ermöglichen, ist der Einsatz eines Collaboration Tools empfehlenswert.

Ein Collaborative Tool ist computer-basiertes System, das eine Gruppe von
Personen in ihrem Aufgabengebiet oder Ziel unterstützt und eine geteilte
Arbeitsumgebung bietet.[2]

Da eine Besonderheit von Workplace die Hybride Systemarchitekur ist, die auf
der peer-to-peer Technologie aufsetzt, ist, möchte ich hier nur kurz erleutern,
was man unter peer-to-peer zu verstehen hat.

Peer-to-peer (p2p)

P2P ist ein Verbund gleichrangiger Knoten, die Ressourcen austauschen können.
Benutzer sind dabei nicht über einen zentralenServer verbunden, sondern direkt untereinander. Zwei knoten können also in Echtzeit miteinander interagieren. Beispiele sind der Austasch von Multimediadatein oder Textnachrichte (wie auch bei Collaborationswerkzeugen). Aspekte dabei sind also, dass jeder Knoten Client und Server-Dienste leistet, sowie dass jeder Knoten den Umfang seiner Ressourcenfreigabe selbst bestimmt, also autonom ist.[3]

Collanos Workplace

Grundlegendes

Collanos Workplace ist ein Freeware-Tool zur Unterstützung von Teamarbeit und Projekten. Workplace ist im Gegensatz zu vielen Collaborationswerkzeugen (Microsoft Groove, Microsoft  Sharepoint Server, Zimbra... etc.) nicht rein auf einer Client/Server-Architektur aufgebaut. Workplace ist vom Systemaufbau her ein hybrides Modell, es funktioniert auf Peer-to-peer-Basis (Siehe oben) benutzt aber den Collanos-Server um Kontakte zu verwalten, also um zu sehen wer online ist, und ob Synchronisationsbedarf herrscht[3].

Gleich zu Beginn ist zu sagen, dass diese Hybride Technolgie, bzw. die Peer-to-peer-Technologie auch Probleme mit sich bringt. Da die verschiedenen Dokumente nicht zentral auf einem Server abgelegt werden, sondern bei jedem einzelnen Benutzer eines Teams, entsteht ein relativ hoher Synchronisationsaufwand. Durch die Notwendigkeit der Synchronisation der Dokumente muss z.B. eine installierte Firewall so eingerichtet werden, dass sie den Dokumentenaustausch auch zulässt. Zu diesem Umstand kommt es auch, da Workplace ein Assynchrones Groupware-Tool ist, d.h. gemeinsame Inhalte können auch von jedem individuell offline bearbeitet werden. Machne Collaborations-Tool verlangen von den Usern die Installation eines eigenen Servers, dies ist bei Workplace von Collanos nicht der Fall. Die Übertragung wird per AES verschlüsselt.

Features

- Verschiedene Workspaces
Es lassen sich bliebig viele Workspaces anlegen, in denen mit verschiedenen Teammitgliedern gearbeitet werden kann.

- Aufgaben
In den Workpspaces lassen sich Aufgaben definieren, in denen festgelegt wird, wer bis wann, was zu erledigen hat. Dazu lässt sich die Priorität festlegen, und es kann der Fortschritt eingesehen werden (inkl. Zeitachse).

- Kontaktverwaltung
Kontakte und Informationen zu einzelnen Teammitgliedern können verwaltet werden.

- Kommunikation
Zur Kommunikation zwischen Teammitgliedern, gibt es die Möglichkeit einer Telefonkonferenz (über das enthalteten VoIP-Tool), es lässt sich ein Chat starten (hier Diskussion genannt), außerdem können zu den Workspaces Notizen angelegt werden.

- File Sharing
Ein zentraler Apsekt ist natürlich der Austausch von bliebigen Dokumenten unter den Teammitgliedern. Die Dokumente lassen sich in Ordnern verwalten. Bei Workspace gibt es den so genannten Konfliktkorb, der bei änderen von Daten durch andere Personen, das Original sichert.
   
Als Vorteil dieses Tools, lässt sich primär sagen, das es kostenlos ist aber für ein ernsthaftes Arbeiten in kleinen Gruppen trotzdem sehr gut geeignet ist. Des weitern muss (wie oben erwähnt) kein Server aufgesetzt werden. Ein Nachteile könnte (wie oben erwähnt) die p2p-Technologie sein, die eine dezentrale Speicherung der Dokumente
voraussetzt.

¹Austin, T. (2004)
²Vgl. Ellis C. (1991)
³ Vgl. Schoder, D. (2002), S. 3f
⁴Vgl. Xu, J. et al. (2008), S. 1182


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Quellenverzeichnis

 Austin, T. / Burton, B., Define Collaboration Before Planning a Strategy, Gartner Group, 2004
Ellis, C. / Gibbs, S. / Rein, G., Groupware - Some Issues and Experiences. Communications of the ACM, 1991
Schoder, D. / Fischbach K. / Teichmann R., Peer-to-Peer, 2002
Xu J. / Zhang J. / Harvey T. / Young J., A Survey of Asynchronous Collaboration Tools in Information Technology Journal 7, 2008