Jürgen Waldenhofer E-Coll Blog UZR

Novell GroupWise gehört zu den führenden Kommunikations- und Collaboration Lösungen für Unternehmen. Die Software GroupWise gehört zu der Produktgruppe der Groupware Produkten. Ich werde nun kurz den Begriff Groupware erklären und danach auf die Software GroupWise von Novell eingehen.

Zu den Begriff Groupware(engl. Collaboration Software) sind in der Literatur unterschiedliche Definitionen zu finden. Mir gefällt die Definition von Oberquelle H. am besten. Diese Definition lautet wie folgt:

"Groupware ist Mehrbenutzer-Software, die zur Unterstützung von kooperativer Arbeit entworfen und genutzt wird und die es erlaubt, Informationen und sonstige Materialien auf elektronischen Wege zwischen den Mitgliedern einer Gruppe koordiniert auszutauschen oder gemeinsame Materialien im gemeinsamen Speicher zu koordinieren."

Zusammenfassend kann gesagt werden, dass sich Groupware sowohl auf Hardware als auch auf Software bezieht, die den Menschen zur Unterstützung von Kooperationen über räumliche und zeitliche Distanzen hinweg dient. Dabei stellen Groupware-Systeme Funktionen zur Verfügung, die der Teamarbeit dienen und die den gleichzeitigen Zugriff
und die gleichzeitige Bearbeitung von Daten und Dokumenten ermöglicht. Groupware-Systeme besitzen unter anderem folgende Merkmale:

• Gemeinsame Texterstellung und Textkommentierung,
• Planung von Besprechungs- und Einzelterminen,
• Elektronische Besprechungen, Diskussionsgruppen und Konferenzen,
• Gezielte E-Mail-Verteilung,
• Gemeinsame Dateien, Verzeichnisse und Datenbanken.

Genau diese Funktionen bietet die Software "GroupWise" von Novell. Novell GroupWise wurde speziell für Social Networking im Unternehmen entwickelt. GroupWise nutzt alle Möglichkeiten von Web 2.0 um die Unternehmenskommunikation zu optimieren.

Geschichte von GroupWise

Die erste Version kam 1990 auf den Markt und wurde WordPerfect Office Version 3.0 genannt. Kurze Zeit später wurde die Version 3.1 eingeführt, welche wesentliche Vorteile mit sich brachte. Zum einen gehörte sie zu den ersten plattformübergreifenden Systemen, die sowohl DOS als auch Windows, Macintosh, Unix, VAX und DG unterstützte, und zum anderen brachte diese Version den großen Fortschritt in die E-Mail-Welt. Schon 3 Jahre später, also 1993, wurde die Version 4.0 eingeführt, die nun aus dem bisher reinen E-Mail-System eine komplette Groupware-Plattform machte. Ergänzend waren Kalender- und Workflow Funktionen enthalten. Bereits ein Jahr später übernahm Novell WordPerfect und GroupWise 4.1 entstand. Mit dieser Übernahme wurde GroupWise stärker in Novell NetWare eingefügt. Weitere Verbesserungen kamen mit den nächsten Versionen bis zur heute aktuellen Version 8.

Wesentliche Funktionen von GroupWise

• E-Mail und Adressbücher
• Terminplanung und Kalenderfunktionen
• Dokumentenmanagement
• Instant Messaging
• Web 2.0 Connections
• Mobility Lösungen

Fast alle der genannten Funktionen dienen der Unternehmenskommunikation
mit dem Ziel der effizienten Zusammenarbeit von Mitarbeitern, Kunden und Partnern. Wie auch bei Lotus Notes bewegt sich der Anwender auf einer grafischen Arbeitsoberfläche, von der aus der Anwender z.B. seine Mailbox, Ausgangsnachrichten, Kalender und seine persönlichen Ordner öffnen kann. Des Weiteren können von diesem Fenster aus E-Mails, Termine etc. gesendet und organisiert werden.

Diese Hauptfunktionen werde ich nun grundsätzlich beschreiben. Eine komplette Wiedergabe aller Funktionen würde diese Arbeit sprengen, weil diese Software einfach zu mächtig ist. Hier der Link zum Benutzerhandbuch von Novell.

E-Mail und Adressbücher

Im E-Mail Bereich sind die wichtigsten Funktionen:

• Erstellung, Beantwortung, Weiterleitung und Versand von E-Mails,
• Anhängen von Dateien, Nachrichtenoptionen und Erstellen von Signaturen.

Benachrichtigungen werden durch das GroupWise Notify durchgeführt.

Es gibt in GroupWise 4 verschiedene Adressbücher:

• öffentliches Adressbuch(alle User gespeichert),
• persönliches Adressbuch(individuell für den User gestaltbar),
• Primäradressbuch(Zugriff auf häufig verwendete Adressen),
• Novell LDAP Adressbuch(Zugriff auf Web Adressbücher).

Terminplanung und Kalenderfunktion

Man kann seine eigenen Termine planen und steuern oder auch Termine mit anderen koordinieren. Es können z.B.: Einladungen an Personen gesendet werden. Der Empfänger der Einladung kann durch Abgleich mit seinen eigenem Kalender Termin Zu- und Absagen oder andere Termine vorschlagen.

Dokumentenmanagement

Im Dokumentenmanagement von GroupWise werden alle Dokumente in einer Datenbank gespeichert. Den Speicherort stellen die Dokumentenbibliotheken dar. Auf diese Bibliotheken kann der Nutzer  zugreifen, Dokumente einstellen und mit den notwendigen Zugriffsrechten auch Dokumente bearbeiten.

Folgende Funktionen sind weiters gegeben:

• Suche nach Dokumenten im GroupWise System,
• Verwaltung mehrerer Dokumentenversionen,
• Zugriffsmöglichkeiten können verwaltet werden.

Instant Messaging

Dieses Programm dient zur direkten Kontaktaufnahme mit Usern in GroupWise. Vor allem zum Chat oder der Nachrichtenübermittlung. Der Instant Messanger unterscheidet sich nicht von ICQ oder Skype.

Web 2.0 Connections

Novell GroupWise ermöglicht die Erstellung einer personalisierten „Home“- Ansicht. So entsteht ein persönliches Produktivitäts-Dashboard, das Web 2.0-Tools für jeden Aspekt des Aufgabenbereiches bereitstellt. Darin können zum Beispiel die E-Mails vom Chef, die täglichen Termine und wichtigsten Kontakte sowie die RSSFeeds, Blogs, Wikis und Team Workspaces, die häufig verwendet werden, enthalten sein. Mit dieser Ansicht sind alle nötigen Informationen stets griffbereit, was sich positiv auf die Produktivität auswirkt.

Mobiles Arbeiten

Groupwise Mobile Server ermöglicht Usern durch Smartphones direkten Zugriff mit Echtzeitsynchronisation auf E-Mail, Termine, Anlagen, Aufgaben, Notizen und Daten aus dem Internet sowie auf Unternehmensanwendungen. Mit GroupWise Mobile Server können Benutzer Collaboration-Daten zwischen praktisch allen mobilen Geräten und ihren Novell GroupWise-Konten synchronisieren und so eine sofortige Steigerung ihrer Produktivität erzielen.

Fazit

Ich habe mich mit der Collaboration Software "GroupWise" der Firma Novell beschäftigt, weil ich früher im Beruf bereits ein wenig Erfahrungen mit diesem Produkt sammeln konnte. Dies zwar mit einer älteren Version, doch vom grundsätzlichen Aufbau hat sich zur aktuellen Version nicht viel verändert. Die Hauptfunktionen sind die Gleichen geblieben, doch in technischer Hinsicht, durch den gewaltigen Fortschritt wurde die Software noch bedienungsfreundlicher und übersichtlicher. Sehr gut gefällt mir die sogenannte "HomeView-Ansicht", die erst durch WEB 2.0 möglich wurde. Es ist sehr einfach sich mehrere persönliche Dashboards anzulegen.

Für Unternehmen denke ich wird es immer wichtiger werden den strategischen Wert von WEB 2.0 Anwendungen wie Instant Messaging, Blogs, Wikis und Social Networking zu erkennen. Novell hat es verstanden diese Komponenten in Ihrer Software umzusetzen. GroupWise entspricht so den Anforderungen der heutigen Zeit.

Ich denke mit Novell GroupWise kann ein Unternehmen die Produktivität der Mitarbeiter steigern, Geschäftsbeziehungen verbessern und ist somit gerüstet für eine erfolgreiche Zukunft.

 
Quellenverzeichnis:

Oberquelle, H.: Kooperative Arbeit und menschengerechte
Groupware als Herausforderung f¨ur die Software Ergonomie. Verlag
für angewandte Psychologie. Stuttgart, 1991

Alpar, P., Grob, H. L., Weimann, P., Winter, R.:
Anwendungsorientierte Wirtschaftsinformatik. 3. Auflage. Vieweg,
2002

Spitta, T., Teßmer, M.: Office-Werkzeuge für kollaboratives Arbeiten.
Universität Bielefeld, 2005.

GroupWise Benutzerhandbücher
http://www.uni-regensburg.de/e/r/Benutzer/Allgemein/Email/Groupwise/index_de.phtml#Arbeiten

Novell Benutzerhandbuch
http://www.novell.com/de-de/documentation/gw8/gw8_userwin/?page=/de-de/documentation/gw8/gw8_userwin/data/ab32nt1.html

Präsentaion Groupwise 8
http://www.slideboom.com/presentations/138017/GroupWise-8

Offizielle Broschüre für Groupwise 8 von Novell

Novell Mobiles Arbeiten
http://www.novell.com/de-de/products/groupwise/gw_mobileserver.html