{x ∈ UZR | UZR ⊂ (JKU ∪ TUG)} //Collabor-Blog

Kooperative Office Lösung

Wenn man sich mit dem Thema des kooperativen Arbeitens im Web im Jahre 2010 beschäftigt, ist es kein Wunder, dass Google bereits mehrere dementsprechende Lösungen anbietet. Diverse Suchwerkzeuge zeigen zum Thema Office Kollaboration im wesentlichen auf Google Docs. Andere Anbieter wären z.B. zoho.com oder thinkfree.com. In diesem Zusammenhang, wird in diesem Eintrag Google Texte & Tabellen näher beleuchtet.

Was ist Google Docs?

Google Docs ist eine Web-basierte Office-Suite, welche direkt im Browser verwendet wird. Dabei orientiert sich Goolge an dem erfolgreichen Office Paket von Microsoft und transportiert die Idee von Open Office in das Internet. Dabei nutzt Google Docs die Techniken der neuen Browserversionen. Die Lösung ist jedoch auch mit Google Gears, in Zukunft mit HTML 5, offline nutzbar. Die neuen Entwicklungen nähern sich bereits wesentlich an die Funktionen von Desktop-Applikationen an. Als zusätzlicher Nutzen zeigt sich die Möglichkeit der Echtzeit Kooperation mit anderen Personen.  

Die Geschichte von Google Docs fing im Jahre 2005 an. Google übernahm die Funktionalitäten von Writlely, ein Produkt der Firma Upstartle, und von Spreadsheets, einem von Google im Rahmen der projektzusammenfassenden Labs entwickelten Produkt.

Funktionalitäten in Google Docs

In Google Docs besteht die Möglichkeit der Erstellung von Dokumenten, Präsentationen, Tabellen, Formularen, Zeichnungen und Ordnern zur Organisation der Dateien. 

Die "Dokumente" erinnern in der Funktion stark an Word von Microsoft vor der Office 2007 Version. Ebenso wie "Tabelle" Excel gleicht. Die Funktionalitäten sind zwar nicht so umfangreich wie in der Office-Lösung, zum Erstellen von Inhalten jedoch ausreichend. Die fehlenden Funktionalitäten werden auch durch die Möglichkeit der Kooperation mit bis zu 50 anderen gleichzeitig bearbeitenden Benutzern aufgewogen.

Google Docs verknüpft weiter die Vorteile des Internets. So kann eine Präsentation online gestartet und angesehen werden. Formulare können zu Online-Umfragen, Gästebüchern, Kontaktformularen, etc. verwendet werden. Neu sind Zeichnungen. Der erste Blick erinnert sehr an Paint, hat jedoch bei der Mehrbenutzer-Nutzung einen hohen unterhalterischen Wert. Dieser überwiegt wohl der Funktionalität, jedoch ist die Synchronität bei Änderungen bemerkenswert - ohne Zweifel eine Errungenschaft aus der Google-Wave Entwicklung. Des Weiteren können sämtliche Dokumente in eine Webseite konvertiert und freigegeben werden. Für den Download der Google Dokumente steht eine Konvertierung in gängige Formate zur Verfügung.

Auf die einzelnen Funktionen der verschiedenen Dateiarten wird hier nicht eingegangen, da dies den zumutbaren Rahmen für den Leser dieses Eintrages sprengen würde. Als repräsentativ habe ich ein Dokument und eine Zeichnung freigegeben. Da Google-Docs ohne Kosten nutzbar ist, schlage ich vor, dieses Produkt einfach selbst auszuprobieren.

Speicherplatz

Google stellt in jedem seiner Produkte genug sicheren Speicherplatz zur Verfügung. Der Google Docs Speicher beträgt 1 GB. Die Speicherplatzverbrauch besteht jedoch nur aus nicht Google internen Dateien, das bedeutet dass z.B. "Dokumente" in den Speicherverbrauch nicht eingerechnet werden. Falls jedoch z.B. Bilder hochgeladen und eingebunden werden, verbrauchen diese dann Speicher. Des Weiteren besteht die Möglichkeit sämtliche Dateien hochzuladen. Als zusätzliches Feature kann eine Konvertierung von z.B. doc-Dokumenten in Google-Dokumenten eingeleitet werden. Sollte der Speicherplatz nicht ausreichend sein, kann von Google zusätzlicher Speicherplatz erworben werden. Dies ist leistbar, denn zur Zeit kosten 20 GB fünf US-Dollar pro Jahr, also ca. 42 Cent pro Monat. Dieses Modell geht bis zu 16TB mit 4096 US-Dollar pro Jahr.¹

Kooperatives Arbeiten

Dies wird durch die Freigabe von Ordnern bzw. Dateien bewerkstelligt. Dabei können gewisse Benutzer über die E-Mail Adresse ausgewählt werden, welche jedoch über einen Google-Account verfügen müssen, bzw. ein generell gültigen Link veröffentlicht werden. Eine generell öffentliche Freigabe kann z.B. in Webseiten eingebunden werden, wie es z.B. hier mit Flash der Fall ist.

Falls nun zwei oder mehr Benutzer an einem Dokument arbeiten, werden die Änderungen intern verwaltet, sodass keine Inhalte verloren gehen. Zusätzlich können sich die Bearbeiter über Chat koordinieren. In Zukunft wird wahrscheinlich eine Echtzeit-Synchronisation in allen Features von Google Docs umgesetzt, wie es bereits bei den "Zeichnungen" der Fall ist. Zusätzlich verfügt das System über eine Versionsverwaltung.

Lösung für Unternehmen

Google Docs ist ein Teilbereich von Google Apps, welches mehrere Google Entwicklungen vereint. Diesbezüglich gibt es individuelle Konditionen für Unternehmungen, mit z.B. mehr Speicherplatz pro Komponente. Die Kosten belaufen sich zur Zeit auf 40 US-Dollar pro Nutzerkonto/Jahr. In den Google Apps FAQs können weitere Informationn eingeholt werden. Des Weiteren gibt es auch Lösungen für Schulen/Universitäten, NPOs und öffentliche Einrichtungen.

Programmrichtlinien

In Google Docs dürfen keine gegen die Richtlinien verstoßende Inhalte zu den folgenden Themen gehostet werden: Nicht jugendfreie Inhalte, Kinderschutz, Hassreden, Derbe Inhalte, Gewalt, Urheberrecht, Private und vertrauliche Informationen, Betrügerisches Auftreten, Illegale Aktivitäten, Spam, Malware, Viren und Phishing.

Falls Google solche Inhalte gemeldet werden, werden diese geprüft und sollte tatsächlich ein Verstoß vorliegen, wird, abhängig vom Schweregrad, eine der folgenden Maßnahmen getätigt²: 

• Entfernen der Inhalte oder Veröffentlichung aufheben
• Sperren des Zugangs zu Dokumenten oder Vorlagen
• Sperren des Kontozugriffs
• Meldung bei den zuständigen Strafbehörden

Zum Thema Urheberrecht verpflichtet sich der Benutzer, dass durch das Einreichen, Freigeben, Hochladen, Einstellen oder Anzeigen von Inhalten Google eine weltweit gültige, kostenlose und nichtexklusive Lizenz zur Vervielfältigung, Anpassung, Änderung, Übersetzung, Veröffentlichung, öffentlichen Aufführung, öffentlichen Anzeige und Distribution von Inhalten erteilt wird. Google stützt sich auf den DMCA.³

Datenschutzbestimmungen

Um Google-Docs nutzen zu können ist ein Google-Konto obligatorisch. Dabei werden persönliche Daten wie Name, E-Mail und Adresse an Google übermittelt und diverse Aktivitäts- und Protokolldaten gespeichert. Google rechtfertigt die Datenspeicherungen mit den internen fünf Datenschutzprinzipien⁴: 

• Wir verwenden Daten zur Bereitstellung hochwertiger Services für unsere Nutzer.
• Alle Google-Produkte unterliegen hohen Datenschutzstandards.
• Die Erfassung von Daten wird transparent gemacht.
• Nutzer erhalten sinnvolle Wahlmöglichkeiten zum Schutz ihrer Daten.
• Wir gehen mit gespeichterten Daten verantwortungsvoll um.
  
  

Hier ein Erklärungsvideo:

Zusätzliche Informationen zum Datenschutz von Google findet man hier und in der Data Liberation Front.

Eine Löschung von Dateien kann bis zu 60 Tage in Anspruch nehmen. Bezüglich Datenschutz hält sich Google an die US-amerikanischen Safe Harbor-Datenschutzrichtlinien.⁵

¹ Google (2009), Google-Speicher, http://docs.google.com/support/bin/answer.py?answer=165214&cbid=165214&src=cb&lev=index, 18.04.2010
² Google (2010), Datenschutz und Sicherheit: Programmrichtlinien, http://docs.google.com/support/bin/answer.py?hl=de&answer=148505, 18.04.2010
³ Google (2010), Zusätzliche Nutzungsbedingungen, http://www.google.com/google-d-s/intl/de/addlterms.html, 18.04.2010
⁴ Google (2010), Datenschutzprinzipien, http://www.google.de/intl/de/corporate/privacy_principles.html, 18.04.2010
⁵ Google (2009), Google Text & Tabellen - Datenschutzbestimmungen, http://www.google.com/google-d-s/intl/de/privacy.html, 18.04.2010