IV2 Lernblog Michael Kaiser

Warum habe ich dieses Tool gewählt?

Ich kenne Dropbox seitdem mir ein Freund das Tool im Rahmen einer anderen LVA empfohlen hat. Wir haben damals gemeinsam ein Projekt bearbeitet und die Dropbox zum synchronisieren unserer Dateien und als Austauschplattform verwendet. Gleich nachdem ich das Tool zum ersten Mal benutzt hatte, war ich vom Nutzen überzeugt.

Durch die Dropbox wird das gemeinsame Erarbeiten von Präsentationen und Dokumenten um einiges erleichtert da nicht mühsam über E Mail Dateien hin und her geschickt werden müssen um dann manchmal auch noch zu bemerken, dass man teilweise parallel an einzelnen Punkten gearbeitet hat.

Hier gelangen Sie zur Dropbox Startseite, dort finden Sie ein kleines Präsentationsvideo und die Möglichkeit zur Anmeldung.

Grundlegendes

Die Dropbox bietet dem Nutzer nach der Registrierung ein gewisses Online Datenvolumen an, für die kostenlose Variante liegt dies derzeit bei 2 GB pro User. Gegen einen Monatsbeitrag kann dieses Volumen aber auch stark erhöht werden.

Nach der Registrierung steht dem User das Volumen zur Verfügung und er kann, falls gewünscht, mit sämtlichen registrierten Nutzern gemeinsam nutzbare Ordner anlegen. 

Seitens des Unternehmens, werden die Vorteile der Dropbox besonders im Hinblick auf das Synchronisieren von mehreren Geräten eines Nutzers hervorgehoben. Ich persönlich sehe jedoch das richtige Einsatzgebiet bei Teamarbeiten. Hier kommen auch verschiedene Geräte zum Einsatz und außerdem besteht hier in der Regel eine räumliche Distanz. Dadurch kommen die Vorteile eines gemeinsamen Datenpools erst richtig zur Geltung.

Arbeiten mit der Dropbox

Registrieren

Im ersten Schritt müssen Sie sich auf der Dropbox Startseite registrieren und ein Benutzerkonto anlegen, die ist grundsätzlich kostenlos, bei einem höheren gewünschten Datenvolumen enstehen jedoch Kosten. Derzeit liegt das maximal mögliche Datenvolumen bei 100 GB, kostenfrei gibt es, wie bereits erwähnt, 2 GB.

Nach dem Registrieren können Sie bereits loslegen und per drag and drop Dateien von Ihrem stationären Gerät in den Online-Ordner ziehen. Noch komfortabler wird es mit der nachfolgend beschriebenen Desktop Applikation.

Dropbox Desktop Applikation

Um noch effektiver arbeit zu können, besteht die Möglichkeit das man zusätzlich die Desktop Applikation installiert, mit dieser wird dann auf dem stationären Speichermedium ein Ordner für die Dropboxangelegt. In diesem werden dann gewünschte Unterordner angelegt, in denen in weiterer Folge auch die Dokumente gespeichert werden. Der Vorteil dabei ist, dass dieser Ordner von der Desktop App dann ständig überwacht wird und mit dem Online Inhalt automatisch synchronisiert wird.

Ordner mit anderen Nutzern teilen

Um die eigenen Ordner mit anderen (registrierten) Usern teilen zu können, müssen diese "eingeladen" werden, dazu werden nur die jeweiligen E Mail Adressen der einzelnen Nutzer benötigt. Dadurch könne schnell Arbeitsgruppen für einen jeweiligen Ordner festgelegt und gestartet werden.

Tutorial Video

Wenn Sie sich genauer über die einzelnen Funktionen und die Bedienung der Dropbox informieren wollen, sehen Sie sich das folgende Video mit einer guten Übersicht der Funktionen an:

Achtung: Um dieses Video sehen zu können, müssen Sie die eventuell auftretende Meldung "Möchten Sie nur die Webseiteninhalte, die über eine sichere Verbindung übermittelt wurden?" mit NEIN beantworten! 

Videoquelle:

http://www.youtube.com/watch?v=LwJZjb5Qr_I 

Zusammenfassung

Insgesamt möchte ich sagen, dass die Dropbox ein sehr nützliches Tool ist welches gerade für Studenten sehr praktisch ist. Aber auch im privaten Bereich bieten sich viele Einsatzmöglichkeiten an, etwa der Austausch von Urlaubsfotos mit Freunden etc. 

Was ich zum Schluss noch kurz aufgreifen möchte, ist das Thema Sicherheit. Natürlich geschieht der Datenaustausch über die Dropbox in verschlüsselter Form und auch sichert einem das Unternehmen absoluten Datenschutz zu, welchen Wert solche Zusagen haben, muss jedoch jeder Nutzer für sich entscheiden. Ich persönlich würde sensible Daten jedenfalls nicht in der Dropbox speichern auch wenn das vielleicht etwas übertrieben ist. Jedoch muss man sich mit dem Thema der Online Datenspeicherung in naher Zukunft sicher noch häufiger beschäftigen, gerade im geschäftlichen Bereich bin ich gespannt wie damit in Zukunft umgegangen wird.

Hier noch kurz eine kleine Bewertung der Dropbox:

Vorteile:

 Schnell und einfach zu bedienen

 Erleichtert Gruppenarbeiten

 Hilft mehrere Geräte zu synchronisieren

 Hat auch Datensicherungs-Charakter

Nachteile:

 Datenschutz