1. Einleitung
2. Was ist ein Content-Management-System (CMS)?
3. Voraussetzung für den erfolgreichen Einsatz von CMS
4. CMS in Enterprise-Information-Portals
5. Quellen

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1. Einleitung

Immer mehr Unternehmen leiden unter der steigenden Informationsflut, die tagtäglich über sie hereinbricht. Ob per e-Mail, per Fax, das Internet oder andere Kanäle - Daten und Informationen gelangen über die unterschiedlichsten Wege in ein Unternehmen und werden dementsprechend unterschiedlich abgelegt (z.B. e-Mail-System, Ordner oder dem Filesystem).

Oft fühlen sich Mitarbeiter bei der Auffindung der benötigten bzw. teilweise auch vorhandenen Daten und Informationen überfordert oder finden die benötigten Daten überhaupt nicht! In letzterem Fall müssen die Informationen vom Mitarbeiter selbst erstellt werden, obwohl sie ev. bereits vorhanden sind.
So verbringen laut einer Studie von IDC Mitarbeiter heute 25 bis 50 % ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Informationen[1].

Ein Lösungsansatz um „die Nadel im Heuhaufen“ zu finden, stellen die sogenannten Content-Management-Systeme (CMS) dar.

2. Was ist ein Content-Management-System (CMS)?

Wie bereits erwähnt, können Informationen in den unterschiedlichsten Medien abgelegt sein.
Ein Content-Management-System soll nun dabei helfen, die Ablage, Bearbeitung und Wiederauffindung von Content zu unterstützen[2].
Zusätzlich ist das CMS dafür verantwortlich, dass alle Mitarbeiter und Anwendungen in den Prozess der Informationserstellung und Informationspflege integriert werden.
Um diesen Aufgaben gerecht zu werden, werden mehrere Komponenten von einem CMS unterstützt.



Abb.1. Komponenten von CM-Systemen


- Document Management, dessen Aufgabe es ist, den Lebenszyklus der Dokumente von der Entstehung bis zur Langzeitarchivierung zu kontrollieren,

- Collaboration bzw. Zusammenarbeit (beinhaltet u.a. Kommunikationsanwendungen wie Video-Conferencing, gemeinsam nutzbare Wissensbasen und die gemeinsame, gleichzeitige und kontrollierte Bearbeitung von Informationen),

- Web-Content-Management (Die Bereitstellung von Inhalten Im Internet und Extranet oder auf einem Portal),

- Records-Management (Die reine Verwaltung von wichtigen aufbewahrungspflichtigen oder aufbewahrungswürdigen Informationen) und

- Workflow/Business Process Management

3. Voraussetzung für den erfolgreichen Einsatz von CMS

Voraussetzung für den erfolgreichen Einsatz eines CMS in einem Unternehmen ist eine sogenannte Metadaten-Strategie. Hierbei muss vorab definiert werden, welche Schlagwörter und Kategorien für die intelligente Suche in der Wissensbasis des Unternehmens relevant sind. Wenn dann ein Mitarbeiter ein neues Dokument entwirft, muss dieses mit den relevanten Metadaten versehen werden um es auch für andere Mitarbeiter zugänglich zu machen.


Abb.2. Beschlagwortung eines Dokumentes[3]

Diese Beschlagwortung benötigt oft sehr viel Zeit (ungefähr zehn Minuten pro Textseite[1]), weshalb in der letzten Zeit viele unterstützende Programme entwickelt wurden.

4. CMS in Enterprise-Information-Portals

Portale gewinnen immer mehr an Bedeutung, wobei es besonders für global agierende Unternehmen interessant ist, die Zusammenarbeit von Projektteams (siehe Beitrag „Kooperation im und zwischen Unternehmen“) und das Wiederverwenden von bereits vorhandenen Inhalten zu fördern.
So ist es auch nicht verwunderlich, dass besonders im Konnex mit Enterprise-Information-Portals (siehe Beitrag „Enterprise-Information-Portal“) die Sprache auf CMS kommt.

5. Quellen

[1] Theisinger Christoph; „Elektronisch gespeichertes Wissen strukturieren und auffindbar machen“

[2] Kampffmeyer; „Enterprise Content Management - Zwischen Vision und Realität II“

[3] Documentum AG

[4] SAP AG