Um eine sinnvolle Wissens(ver-)teilung zu erreichen, genügt es nicht einfach zu versuchen, möglichst allen alles zugänglich zu machen; das wäre sogar kontraproduktiv. „Nicht jeder muß alles wissen“ bestätigen Probst, G. / Raub, S. / Romhardt (1997). Es geht vielmehr darum, den Bedarf der einzelnen Anwender zu kennen und relevantes Wissen gezielt zu verbreiten. Im Bereich der Wissensverteilung können moderne Informations- und Kommunikationstechnologien einen besonders großen Beitrag leisten.

Bei der Wissensnutzung (vgl. Probst, G. / Raub, S. / Romhardt 1997) ist insbesondere darauf zu achten, dass die neu geschaffenen Möglichkeiten auch konsequent genutzt werden, da sich sonst leicht ein Teufelskreis entwickeln kann, in dem wegen der geringen Nutzung des Systems keine Investitionen in die Zugriffsfreundlichkeit vorgenommen werden, was zu sinkender Datenqualität beiträgt, die das Vertrauen in die Daten weiter schwächt, was wiederum zu einer geringeren Nutzung des Systems führt.

Die Wissensbewahrung (vlg. Probst, G. / Raub, S. / Romhardt 1997) umfasst die bewusste Gestaltung der Selektion des Wissens, das auch in Zukunft noch gebraucht werden wird, dessen Speicherung und vor allem auch der regelmäßigen Aktualisierung. Bei der Selektion muss insbesondere eine Balance zwischen dem Nichterfassen potentiell relevanten Wissens einerseits und unökonomisch hohem Aufwand andererseits gefunden werden.

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