Die E-Mail ist die meistgenutzte Kommunikationsform im Internet und gleichzeitig der Ursprung vieler Missverständnisse und Probleme. Aus diesem Grunde beschäftigt sich das nächste Kapitel mit der Netiquette in
E-Mails.

E-Mail täglich überprüfen!
Um die Speicherkapazität nicht zu belasten, sollten ungewünschte Nachrichten sofort gelöscht und Dateien, die noch benötigt werden möglichst auf die private Festplatte kopiert werden.

Routinemäßige Virenüberprüfung besonders nach Downloads!

In eine unverschlüsselte E-Mail gehören nur Informationen, die auch auf einer Postkarte gut aufgehoben wären!
Die E-Mail geht vom Sender zum Empfänger über zahlreiche Rechner. Es bestehen also genügend Möglichkeiten, dass Informationen in falsche Hände gelangen. Um E-Mails zu schützen, werden Verschlüsselungs- und Identifizierungsprogramme verwendet. Das am weitesten verbreitete Verschlüsselungsprogramm ist PGP (Pretty Good Privacy) von Phil Zimmermann.

Treffende Überschriften!
E-Mails sollten immer eine Betreff-Zeile („Subject“) enthalten, die eindeutig auf den Inhalt der E-Mail deutet.

Keep it short!/Lange E-Mails in der Betreffzeile ankündigen!
Eine zu lange Nachricht kann abschreckend wirken. Im Extremfall wird sie erst gar nicht gelesen und sofort in den „Trash“-Ordner (Papierkorb) befördert. Eine E-Mail gilt ab etwa 100 Zeilen Inhalt als überlang.

Zeilenlängen beachten!
Texte sollten eine Länge von 80 Zeichen pro Zeile nicht überschreiten. Nicht alle E-Mail-Programme brechen den Text automatisch um.

Zuerst alle E-Mails lesen, dann schreiben!
Manchmal erübrigt sich dann die Antwort und Missverständnisse werden aufgeklärt (zB Personen möchten sich für zuvor gesendete E-Mails wieder entschuldigen.)

Vorsicht mit widersprüchlichen Angaben, Sarkasmus und Bedeutungen!
Ein ironischer Unterton ist aus einer Nachricht schwer heraus zu „hören“ und gibt auf Grund anderer Vorstellungen über Kultur, Sprache und Humor oft Anlass zu Missverständnissen. Insbesondere Redewendungen sind sprachlich oft schwer übersetzbar. Mit Emoticons (Smileys) besteht eine Möglichkeit den „Tonfall“ anzuzeigen; sie sollten jedoch nur sparsam benutzt werden. Unpassend sind Emoticons in geschäftlicher Post.

Abkürzungen sollten der angeschriebenen Person bzw. dem Personenkreis bekannt sein. Ansonsten sollten sie erklärt werden.

Beispiele für Abkürzungen und Smilies:

AFAIK	as far as I know	Soweit ich weiß
ASAP	as soon as possible	Sobald als möglich
CUL	see you later	Bis später!
FYI	For you information	Zu deiner Information
IMO	In my opinion	Meiner Meinung nach
ROFL	rolling on the floor laughing	Ich krümme mich vor lachen
:-)	glücklich
:-(	traurig ...

Smiley-Lexikon von Gerald Schnabel, Berlin

Zur Betonung von Wörtern werden die entsprechenden Satzteile in Sternchen gesetzt ("Das *ist*, was ich meine"). Mit Unterstrichen vor und nach einem Wort unterstreicht man dieses ("_Krieg und Frieden_ ist mein Lieblingsbuch").

Groß- und Kleinschreibung nutzen!
REINE GROSS-SCHREIBUNG WIRKT SO, ALS OB MAN SCHREIEN WÜRDE, konsequente kleinschreibung zeugt von bequemlichkeit.

Deutsche Umlaute/Sonderzeichen vermeiden!
Mitunter hat das E-Mailprogramm des Empfängers Schwierigkeiten damit und ist nicht in der Lage diese Zeichen wiederzugeben.

Konservativ lesen, liberal schreiben!
Statt überhitzter Antworten auf provokante E-Mails (sogenannte „Flames“) widersprüchliche E-Mails lieber ein zweites Mal durchlesen um Missverständnissen vorzubeugen.

Vor Versenden der Antwort sollten folgende Punkte noch einmal überdacht werden:
- Sind Sie keinem Missverständnis aufgesessen?
- Ist Ihr Stil/Ton angemessen?
- Haben Sie sich zu verbalen Attacken hinreißen lassen?
- Haben Sie Korrektur gelesen?
- Ist die Empfänger-Adresse vollständig?

Informieren Sie den Absender, wenn die Beantwortung seiner Fragen länger dauert!

Keine Kettenbriefe!
Kettenbriefe sind im Internet unerwünscht, da sie den Datenverkehr enorm behindern können.

Keine unüberlegten Attachments (Dateianhänge)!
Ein Anhaltspunkt für maximale Dateigröße in E-Mails sind 500 Kilobyte.

Überlegen Sie, wen Sie bei konkreten Fragen kontaktieren können!
Sie sollten außerdem wissen, wen Sie kontaktieren können, falls Sie Fragwürdiges oder Verbotenes per E-Mail erhalten. Die meisten Web-Seiten haben einen „Postmaster“, der für Fragen zu den dort angebotenen Diensten zur Verfügung steht.

Übertreiben Sie es nicht mit Signatures!
Signatures (auch Unterschriften genannt) werden automatisch nach dem Text einer E-Mail eingefügt und sollen möglichst kurz und von geringer Datengröße sein.

BCC (Blind Carbon Copy) sinnvoll nutzen!
Bei Empfängern, die sich gegenseitig nicht kennen, BCC benutzen um die Adressen nicht ungefragt weiterzugeben. Im Gegensatz zu BCC sind bei CC die Adressaten für alle, die die E-Mail erhalten, sichtbar.

E-Mail-Format beachten!
Wenn das Mail-Programm des Empfängers nicht kompatibel ist, werden zB angehängte Dateien gar nicht oder fehlerhaft übertragen.

Keine unverlangte Werbung verschicken!
Die Kosten für die Übertragung von E-Mails werden, wenn man das Internet nüchtern betrachtet, von den Nutzern getragen, in dem diese ihren Providern für den Internet-Zugang bezahlen und dieser mit diesen Geldern Übertragungswege aufrechterhält. Diese Gründe erklären warum unverlangte E-Mail-Werbung im Internet unerwünscht und in vielen Bereichen auch verboten ist.

Respektieren Sie Copyrights Anderer!
Das Internet ist kein rechtsfreier Raum und in fast allen Ländern gibt es genau definierte Urhebergesetze, die das Vervielfältigen von Material regeln.

Gesetzliche Bestimmungen beachten!
Was im Land des Senders legal ist, kann im Land des Empfängers durchwegs illegal sein.

Weiterleitungen nur mit Zustimmung des Absenders und ohne den Wortlaut und den Sinn der E-Mail zu verändern!

Niemals ungefragt Massen-E-Mails versenden!

Beachten Sie bei weit entfernten Empfängern die Zeitverschiebung!

Seien Sie immer misstrauisch in Bezug auf die Richtigkeit des angegebenen Absenders!

Rechtliche Lage von E-Mails am Arbeitsplatz klären!