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Werkzeug der Dokumentation

 Was ist Dropbox?

Dropbox ist ein freier Anwendungsservice und ermöglicht die Speicherung von Fotos, Textdokumenten, Videos, Musik etc. Dabei ist die Nutzung bis zu 2GB Speicherplatz kostenlos, Speicherplatz, der darüber hinaus geht, ist kostenpflichtig.

 Abb. 1: Preise für die Dropbox-Nutzung

Alle im Dropbox-Ordner gespeicherten Daten werden automatisch auf allen eigenen Geräten wie Computern, Telefonen, iPads und auf der Dropbox-Website gespeichert. Wenn man an einem Gerät, z.B. in der Arbeit, Änderungen an einem Dokument vornimmt, dann werden diese Änderungen automatisch auch auf allen anderen Geräten, z.B. Home-PC, synchronisiert.

Und falls ein Gerät defekt sein sollte und deshalb nicht mehr auf die Daten zugegriffen werden kann, ist alles aus dem Dropbox-Ordner zusätzlich auf der Dropbox-Website gespeichert. Des Weiteren kann man mit dem Programm Dropbox seine Daten sehr leicht mit anderen teilen.

Um einen Überblick über das Programm Dropbox zu bekommen, findet man auf der Dropbox Startseite ein kurzes Präsentationsvideo.

Entstehung

Die Firma Dropbox wurde im Juni 2007 von Drew Houston und Arash Ferdowsi gegründet und im September 2008 folgte die Produkteinführung des Programms.

 Gründer von Dropbox: Drew Houston und Arash Ferdowsi

Für die Firma arbeiten 70 Mitarbeiter. Inzwischen hat das Unternehmen mehr als 45 Mio. registrierte Nutzer und zahlende Kunden aus 175 Ländern. Das Programm ist in fünf Sprachen (Englisch, Spanisch, Französisch, Deutsch, Japanisch) verfügbar.

Idee

Die Idee zu diesem Programm entstand, weil die beiden Gründer von der Arbeit auf verschiedenen Endgeräten frustriert waren. Aus diesem Grund hatten sie die Idee, einen Service zu entwickeln, der es allen Leuten ermöglicht, von überall auf all ihre Dateien zugreifen zu können, ohne sie laufend per E-Mail schicken zu müssen.

Wie funktioniert Dropbox?

Zuerst benötigt man die Dropbox Sofware. Bei der Installation wird dann ein eigener Dropbox Ordner angelegt. Die Größe des Speicherplatzes kann man dabei selbst wählen, 2GB sind kostenlos (durch Werbung von Neumitgliedern und weitere Aktionen kann man den kostenlosen Online-Speicher auch noch auf über 20GB erhöhen), ab 50GB oder mehr wird der Dienst kostenpflichtig.

Alles was in diesem Ordner gespeichert wird, wird automatisch auf allen eigenen Endgeräten und auf der Dropbox-Website (zentraler Server) gespeichert. Zusätzlich dazu findet man in der Taskleiste ein Dropbox-Icon, von dem man ebenfalls direkt auf die Dropbox zugreifen kann. Die Dropbox lässt sich per Klick auf das Programm-Symbol öffnen. Das Programm selbst sieht aus wie ein übliches Windows- bzw. Mac-System, bei dem man die gängigen Operationen wie „Verschieben“, „Kopieren“ und „Löschen“ anwenden kann.

Die in der Dropbox gespeicherten oder geteilten Dateien werden immer über eine verschlüsselte Verbindung übertragen, aus diesem Grund sind die Inhalte mit einem Passwort vor fremden Zugriffen geschützt. Zusätzlich können die Dateien auch im Ordner „Favoriten“ markiert werden, dadurch kann man schnell und jederzeit ebenfalls im „Offline-Modus“ darauf zugreifen.

Freigabe für andere

Besonders geeignet ist das Programm auch für die Zusammenarbeit von mehreren Personen.

Zum einen können andere eingeladen werden, um Dateien einzusehen wie z.B. Urlaubsbilder. Dafür muss man über einen öffentlichen Ordner, zu beliebigen Dateien aus der eigenen Dropbox, einen Weblink erstellen, der dann wiederum verschickt werden kann. Der bzw. die Empfänger erhalten dann den Zugriff auf eine Galerie mit den Bildern des freigegebenen Ordners. Zum anderen kann man mit Dropbox gemeinsam an Gruppenprojekten arbeiten. Um Ordner zur gemeinsamen Bearbeitung freizugeben, wählt man per Rechtsklick „Diesen Ordner freigeben“. Dort erhalten die Nutzer die von ihnen benötigten Dateien, als seien sie direkt auf ihrem Computer gespeichert worden. Die von anderen gemachten Änderungen werden sofort bei allen angezeigt. Der einzige Nachteil dieser Zusammenarbeit ist, dass sich durch das Teilen von Ordnern mit anderen Benutzern der verfügbare Speicherplatz reduziert, da jedem Nutzer die geteilte Datenmenge komplett von der möglichen eigenen Speichermenge abgezogen wird.

Zusätzlich bietet Dropbox auch die Möglichkeit, Dateien über die beiden vorgegebenen Ordner „Public“ und „Photos“ mit Personen zu teilen, die nicht bei Dropbox angemeldet sind.

Dabei ist es vorteilhaft, dass Dropbox einen Monat lang die Historie der Arbeit speichert und dadurch Fehler rückgängig gemacht oder aus Versehen gelöschte Daten gerettet werden können.

Nutzung unterwegs

Für die Nutzung von Dropbox unterwegs gibt es die Dropbox-App.

Dort können alle Dateien (eigene oder die von Gruppen) ebenfalls jederzeit in der eigenen Dropbox auf dem Handy bearbeitet werden. 

Um die Daten abzurufen und zu bearbeiten, braucht man nicht einmal eine Internetverbindung, da die Daten ebenfalls auf dem Handy gespeichert werden. Um die Änderungen dann hochzuladen, wird jedoch eine Internetverbindung benötigt.

Sicherung auf der Dropbox Website

Einen Monat lang zeichnet Dropbox die „gemachte Arbeit“ auf. Für die Datensicherheit wird dafür das Secure Sockets Layer (SSL) und die AES-256 Bit-Verschlüsselung verwendet. Durch diese zusätzliche Speicherung auf der Dropbox-Website können alle Änderungen jederzeit wieder rückgängig gemacht und Dateien wiederhergestellt werden.

Vorteile

• Einfache Anwendung und Nutzung möglich.
• Funktionales und übersichtliches Webinterface.
• Systemunabhängigkeit, da es sowohl mit Windows als auch mit Mac und Linux verwendbar ist.
• Sehr gut geeignet für Gruppenarbeiten.
• Erleichtert die Kommunikation, das Teilen und die Bearbeitung von Dateien zwischen Personen.
• Geeignet als Datenspeicherplatz, kostenlos bis 2GB (was für normale Zwecke ausreichend ist).
• Ermöglicht die einfache Synchronisation von Dateien auf mehreren Geräten.
• Nutzung jederzeit (auch unterwegs) möglich.

Kritik

Kritikpunkt an Dropbox ist mit Sicherheit der Datenschutz. Obwohl bei Dropbox sehr hohe Sicherheitsstandards gelten und die Übertragung verschlüsselt stattfindet, sollte man aus Sicherheitsgründen dennoch davon absehen, sensible Daten wie Passwörter, Pins oder Kontoverbindungen etc. dort zu speichern. Um die eigenen Dateien zusätzlich zu schützen, gibt es einige Möglichkeiten. Infos dazu findet man unter anderem hier.

Quellen:

http://www.dropbox.com/

http://www.winload.de/news/software/ubuntu-one-linux-cloudspeicher-nun-auch-fur-windows/

http://www.itrig.de/index.php?/archives/822-Ubuntu-One-In-die-Cloud-mit-dem-Windows-Client.html

http://www.winload.de/news/software/ubuntu-one-linux-cloudspeicher-nun-auch-fur-windows/

http://netzwertig.com/2009/01/21/zumodrive-das-zeug-zum-dropbox-killer/

http://drice.org/2010/12/10/dropbox-alternativen-im-ueberblick/

http://www.androidpit.de/de/android/tests/test/392730/Ubuntu-One-Files-Konkurrenz-fuer-Dropbox-Co

http://www.pc-magazin.de/ratgeber/daten-sicher-in-der-dropbox-speichern-1150390.html

Bilder:

http://www.allisonpr.com/images/news/drew_houston_arash_ferdowsi_dropbox.jpg

http://www.reisespinne.de/grafik/Dropbox.png

http://blog.perry-wolf.de/wp-content/uploads/2010/06/DropboxContext.png

http://www.supportnet.de/articleimage/2372430/02-wie-offne-ich-den-dropbox-ordner.png

http://i.computer-bild.de/imgs/3/3/5/2/8/4/2/Dropbox-Fotos-zum-Ansehen-freigeben-649x496-0af0d6ea3ee2f812.jpg

http://www.chipwreck.de/blog/wp-content/uploads/2010/09/Dropbox-history.png

http://collabor.idv.edu/static/k0957253/images/dropbox_functions.jpg

http://nozbe.net/imgblog/nozbe-dropbox-iphone-20110510-122627.jpg

http://www.ratschlag24.com/images/uploads/dropbox_iphone015.gif

http://cache.gizmodo.de/wp-content/uploads/2009/09/dropbox.jpg

http://vitamincm.com/wp-content/uploads/2009/10/dropbox.png

http://www.randomwire.com/wp-content/uploads/dropbox-truecrypt.png

http://img.genbeta.com/2011/11/dropbox-sharebox.jpg

ich finde Dropbox vor allem in der Iphone App sehr praktisch!

...und nutze sie oft. Durch die Synchronisation hat jeder immer die aktuelle Version der betreffenden Datei, so dass keine Missverständnisse aufkommen. Natürlich gibt es bspw. für das kollaborative Bearbeiten von Textdokumenten bessere Werkzeuge, aber sobald es in einen Bereich geht, für den es keine webbasierten Tools mehr gibt, leistet die Box gute Dienste. Ich denke da vor allem an Musikkomposition oder professionelle Bildgestaltung. Da ist es meist so, dass mehrere Menschen an einem Produkt arbeiten und dieselben Programme verwenden. Dropbox ermöglicht so, dass man zu unterschiedlichen Zeiten und an verschiedenen Orten weiterbasteln kann. Sinnvoll wäre dann natürlich, ein Textlog in der Box zu hinterlassen, damit jeder weiß, dass gerade jemand mit der Datei arbeitet. Insgesamt also ein tolles Werkzeug, das - wie bei allen anderen vorgestellten Tools auch - eine Nische einnimmt, für die es sich am besten eignet.