Gruppenprozesse I


Wie könnte man eine Software für das Brainstorming gestalten, so dass Prozess- und Motivationsverluste minimiert und soziale Anregung maximiert wird?


Brainstorming gehört zum Themengebiet der Gruppenprozessen, kann allerdings auch als Individualprozess ablaufen. Beim Brainstorming werden , zumeist in der Gruppen, einfach alle Gedanken und Ideen die den Personen spontan einfallen gesammelt und notiert. Dieses Wirrwarr von Inputs wird anschließend sortiert, und es werden umsetzbare Lösungen daraus erarbeitet.

Nun verhielt bzw. verhält es sich bisher so, dass allen Teilnehmern die Aufgabenstellung erläutert wurde bzw. wird und diese dann alles, was ihnen dazu einfällt sagen oder aufschreiben. Hier kann schon zum ersten Mal Kritik geübt werden, denn zweifellos haben verschiedene Personen auch die gleiche Idee. Es würde genügen, wenn nur eine Person diesen bestimmten Gedanken anführt und die restlichen Personen ihrer Energie anderswo konzentrieren und nicht an derselben Idee verschwenden.

Ein weiteres Problem besteht darin, dass ein Teilnehmer der Gruppe nun eine Idee hat, diese jedoch solange behalten muß, bis er die Möglichkeit findet sie der restlichen Gruppe mitzuteilen. Das bedeutet, dass er sich bis es soweit ist nicht mit einem weiteren Gedankengang auseinandersetzen kann. Deshalb sollten Gedanken und Idee sofort aufgeschrieben werden, sei es auf ein Blatt Papier oder eben mittels einer speziellen Software erfasst werden.

Der oben genannte Fall ist ein gutes Beispiel für die Verluste, die sich bei einer Gruppe ereignen können. Grundsätzlich unterscheidet man 2 Formen der negativen Ereignisse in Teams:

· Prozessverluste und
· Motivationsverluste

Unter ersterem versteht man die Verluste von Informationen und Gedanken aufgrund bestimmter Prozesse. Die Gruppe generiert immer wieder dieselben Gedanken und müsste den Prozess des Brainstormings weiterführen und nicht in einer „Schleife“ hängenbleiben. Der Ablauf des Brainstormings muß reibungslos verlaufen.

Das zweite große Problem, welches beim Brainstorming in Gruppen auftreten kann, ist der Motivationsverlust. Hierbei hat das Stichwort „Trittbrettfahrer“ große Aussagekraft. Es kommt oft vor, dass sich einzelne Gruppenmitglieder auf die Gruppe als Gesamtheit verlassen und der Ansicht sind ihre eigene Arbeit, bzw. ihr Beitrag zur Gruppenarbeit wäre nicht relevant und somit hinfällig. Da man als Einzelarbeiter bei einem Brainstoriming unter viel größerem Druck steht, als innerhalb einer Gruppe, treten in Teams eher Verluste der Motivation auf.

Es gilt daher diese Prozessverluste und Motivationsverluste in einer geeingeten Software zu berücksichtigen und zu minimieren. Ein solches Programm sollte so einfach wie möglich funktionieren, man sollte also nicht zuerst stundenlang in der Anleitung lesen müssen, wie man einen Gedankengang oder eine Idee posten kann. Es sollte ein selbterklärendes, einfach verständliches Programm sein. Die Elemente, die dabei verwendet werden, sollten im Optimalfall realitätsnah und einfach zu beschriften und zu positionieren sein. Die Vorstellung an einem Schreibtisch oder noch besser an einem Flip-Chart zu arbeiten wäre eine Überlegung in diese Richtung. Dieses Bild muß jetzt nur noch in digitale Form umgewandelt und zu einer virtuellen Realität werden. Die Brainstorming-Software sollte also eine digitale Alternative zu Whiteboards, Flip-Charts oder Notizblöcken darstellen und die Kommunikation zwischen den teilnehmenden Personen möglichst transparent machen.

Eine Brainstorming-Software könnte also beispielsweise folgende Elemente enthalten:

· Kärtchen, die durch einfaches Anklicken einer beliebigen Stelle der Zeichenfläche eingefügt werden können.
· Linien, die beschriftet werden können und sich automatische an der Mitte des Kärtchens ausrichten. Die Erstellung der Linien erfolgt per Mausklick.
· Nutzung von Ebenen um Kärtchen ein- oder auszublenden.

Die Firma „Cognitive Tools“ (www.cognitive-tools.de ) bietet eine Brainstorming-Software an und stellt sich die Nutzung und den Erfolg ihres Produktes folgendermaßen vor:

Weiters sollte die Software in der Lage sein

· Ideen produktiver zu entwickeln
· Meetingzeiten zu reduzieren
· Projekte effektiver zu planen und
· als Informationsportal zu dienen.

Natürlich sollte die Software keine besonderen Systemeinstellungen vorraussetzen. Sie sollte einfach zu installieren, aktivieren und zu benutzen sein. Zusätzlich ist es von Vorteil eine direkte Weiterverarbeitung der gesammelten Daten und Ideen mit Hilfe einer Integration mit Microsoft Office Elementen wie zum Beispiel Power Point, Word oder Excel anzubieten.

Durch die visuelle Anwendung und die strukturierten Darstellungen können Prozessverluste sehr gering gehalten werden und auch die Motivation wird duruch die einfache Anwendung gesteigert. Das Brainstorming sollte durch die Software zu einer angenehmen und lustigen Arbeit werden, so können im menschlichen Gehirn leichter Ideen generiert werden und man kommt der Lösung des Problems sehr viel schneller näher.