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Digital Workplace: Herausforderungen und Implikationen für die Gestaltung

Einleitung

Um im Zeitalter der Digitalisierung den neuen Anforderungen gerecht zu werden, haben sich Unternehmen in den letzten Jahren auf die Gestaltung der IT-Unterstützung des Arbeitsplatzes fokussiert. Dabei wird der "Digital Workplace" als eine Verbindung für die Zusammenarbeit und Kommunikation mit Digitalen Technologien innerhalb von Unternehmen sowie mit Kunden und Partnern gesehen. Günhter, J. (2017) befasst sich in seinem Artikel mit der Notwendigkeit für die Gestaltung eins digitalen Workplace und systematisiert und beleuchtet die wichtigsten Herausforderungen in der Gestaltung und Implikation des digitalen Arbeitsplatzes.

Die Entwicklung des digitalen Arbeitsplatzes

Mit der zunehmenden Nutzung von Informationstechnik (IT) in Unternehmen, duch unterstützende Technologien oder Automatisierung von Arbeitstätigkeiten sollen Produktivitätszuwächse möglich sein. Der "digitale Worklpace" wird somit zu einem Ort, an dem die betriebliche Wertschöpfung im engeren Sinne durch Kombination persönlicher Fähigkeiten oder Wissen insbesondere unter Nutzung von IT als wesentliches Arbeitsmittel erfolgt - und Arbeit kann heute aufgrund der verfügbaren mobilen Informations- und Kommunikationsmittel praktisch ortsunabhängig durchgeführt werden.

Weitere Entwicklungen der Digitalisierung, insbesondere in Hinblick auf Bereiche des Internet-of-Thing (IoT), Cloud Computing, und künstlicher Intelligenz (KI) bieten neuartige Potenziale für die Gestaltung des Arbeitsplatzes durch intelligente Vernetzung von zunehmend selbststeuernden Geräten bzw. Anwendungen. Der "neue" digitale Arbeitsplatz bietet somit Unternehmen die Möglichkeiten der Ressourcenverlagerung auf wertschöpferndere Tätigkeiten. Aber auch enorme Herausforderungen für Unternehmen aufgrund des wirtschaftlichen und gesellschaftlichen Wandels für bestehende Arbeitsplatzkonzepte. Beispielsweise steht die Flexibilisierung von Arbeitsort und -mittel, die von Mitarbeitern gefordert wird, oftmals in Konflikt mit Anforderungen des Unternehmens an Compliance und Security oder einer klaren Abgrenzung von Arbeitszeit und Freizeit auf Seiten der Mitarbeiter.

Grundlegende Herausforderungen an die Gestaltung des digitalen Arbeitsplatzes
 

Der Einfluss aktueller Entwicklungen von IT auf den digitalen Arbeitsplatz

• Mobile Endgeräte und Netze
  - ermöglichen flexiblere Unterstützung in mobilen Arbeitsverhältnissen

• Konvergenz von Kommunikationsmedien
  - zunehmende Vielfalt von eingesetzten Kommunikationsmedien (z.B. Voice, Video, Messaging)
  - steigende Vernetzung der Unternehmen

• Internet-of-Things (IoT)
  - Ausstattung des digitalen Arbeitsplatzes mit Sensoren und Aktoren
  - Verknüpfung und Hinzunahme von künstliche Intelligenz (KI)
  
  
• Cloud Computing
  - vereinfacht IT-Aufgaben (Implementierung, Upgrades, etc.)
  - Support für verteilte Gruppen von Organisationen (mobile Mitarbeiter)
  - skalierbare Ressource
  - Bereitstellung von kompletten Anwendungen zur Abdeckung von Messaging Dienstleistungen, Enterprise Social Networks, Sprach- und Videokonferenzen
   
• Social Media
  - Enterprise Social Networks (ESN)
  - interne Vernetzung und Wissensaustausch der Mitarbeiter
  - um verborgenes Wissen transparent zu machen
  - nachvollziehbare und transparente Kommunikation, zugänglich für einen größeren Mitarbeiterkreis
  
  
• Künstliche Intelligenz
  - Automatisierung von komplexen, menschlichen Tätigkeiten
  - große Datenmengen maschinell auswerten
  - zukünftig Tätigkeiten oder Berufe durch KI ersetzen
  
  
• Consumerization
  - neue Technologien für den Endkundenmarkt (z.B. Tablets) werden auch innerhalb von Unternehmen verwendet
  - private Geräte von Mitarbeitern werden auch in ihrer Arbeit in Unternehmen verwendet
  (Jedoch Probleme in den Bereichen Datenschutz und -sicherheit, da Unternehmensdaten mit privaten Geräten bearbeitet werden)
  
  

2. Medienkompetenz und Führung auf Distanz als Herausforderung

Im Rahmen der Änderungen der organisatorischen Rahmenbedingungen müssen auch die Kompetenzen der Arbeitspersonen mitentwickelt werden.

• Medienkompetenz
  - wesentliche Herausforderung für Mitarbeiter ist die Vielfalt der Kommunikations- und Kooperationswege (Mail, Instant Messaging, File Sharing, Web-Collaboration, Videoconferencing, etc.)
  - höherer Bedarf an Vermittlung von Wissen zur Medienbeherrschung
  - Erlernen der Vor- und Nachteile einzelner Medien
  
  
• Führungskompetenz
  - Veränderung der Führung aufgrund Einsatz moderner Kooperations- und Kommunikationsmittel
  - Orientierung an Zielen und Ergebnissen, Geschwindigkeit wichtiger als Perfektion
  - Förderung der sozialen Vernetzung im Team und Herstellung von Vertrauen zwischen den kooperierenden Personen
  - emotionale und beziehungsorientierte Kommunikation anstatt rational-informativer Kommunikation
  - aktive Vermittlung und Vorleben von Medienkompetenz als Bestandteil der Führungsaufgabe
  
  

3. Agilität und Beteiligungsorientierung als organisationale Herausforderungen

• Wandel zur agilen Organisation
  - in der Lage sein, Veränderungen in der Unternehmensumwelt wahrzunehmen und adäquat und schnell auf darauf zu reagieren
  - organisationsinterne Auflösung von Hierarchien
  - Entscheidungsbefugnis nah zu den Mitarbeitern vor Ort
• Mitarbeiterorientierung
  - Unternehmen müssen Arbeitsplatz auf sich ändernde Ansprüche ihrer Arbeitnehmer anpassen (junge und ältere Mitarbeiter - Digital Natives)
  - Einbindung der Mitarbeiter in die Ausgestaltung des digitalen Arbeitsplatzes

Der arbeitswissenschaftliche Problemlösungszyklus
- für die digitale Arbeitsplatzgestaltung

Eine zielgerechte Arbeitsplatzgestaltung soll die Ziele des Unternehmens und auch die Ziele der Mitarbeiter zusammenführen. Als Ansatz und Lösung zur Gestaltung zieht der Autor einen modifizierten Problemlösungszyklus heran. Dieser beruht dabei auf den Ansatz der gedanklichen Zerlegung eines komplexen Analyseproblems in lösbare Teilaufgaben und anschließender Zusammenfügung zu einer Gesamtlösung. Bei der Anwendung des Problemlösungszyklus sollen die Ansprüche der Nutzer, also der Mitarbeiter eine zentrale Rolle spielen und dabei auf die Bedürfnisse der einzelnen Mitarbeiter Rücksicht genommen werden. Ein Mitarbeiter, der mobil im Außendienst arbeitet hat andere Anforderungen als ein Sachbearbeiter, der vorwiegend im Büro arbeitet oder als eine Führungskraft, die einen Großteil ihrer Arbeit mit Koordination und Abstimmung verbringt.

Nutzerorientierung als Paradigma des IT-Managements

Da der Mitarbeiter im Mittelpunkt der Gestaltung des digitalen Workplace steht, ist es für Unternehmen unausweichlich, diese in der Analyse und Implementierung miteinzubeziehen. Um schneller auf notwendige Veränderungen reagieren zu können soll mit einem laufendem Monitoring auf die verändernden Anforderungen von Mitarbeitern am Arbeitsplatz reagiert werden. 

Fazit

Neue Technologien ermöglichen digitale Vernetzung zum Austausch zwischen den Mitarbeitern, egal aus welcher Abteilung, Standort oder Region des Unternehmens. Ein wichtiger Bestandteil in der Kommunikation der Digital Workplaces sind bspw. Soziale Technologien (Social Intranets, Social Collaboration Plattforms, Social Networks für Unternehmen), die eine transparente Zusammenarbeit und stärkere Vernetzung zwischen Mitarbeitern ermöglichen.  Unternehmen erhoffen sich damit mehr interne Vernetzung und Wissensaustausch zwischen den Mitarbeitern für einen transparenteren Wissenstransfer und einer nachvollziehbaren Kommunikation.

Digitale Workplaces fördern die Vernetzung von Mitarbeitern zu Inhalten und Themen und ermöglicht somit eine schnellere und dynamischerer Lösung im Team, egal an welchem Standort. Zeitliche und räumliche Grenzen spielen keine Rolle mehr. Arbeitsabläufe werden transparenter und Mitarbeiter bekommen Einblick in andere Abteilungen und deren Arbeitsprozesse.

Quellenangaben:

[1] Günther, J. (2017). " Digital Workplace – Herausforderungen und Implikationen für die Gestaltung." in HMD Praxis der Wirtschaftsinformatik: Vol. 54, No. 6. Springer. (S. 859-873). 

Die Anpassung der Arbeitsplätze an  die Mitarbeiter durchNutzung neuer Technologien wird in Zukunft noch mehr Rolle Spielen. Dadurch wird der Mitarbeiter noch transparenter für den Unternehmer. Gerade im Aussendienst ist die Überwachung der Mitarbeiter in den vergangenen Jahren immer mehr erhöht worden. Dies erhöht zum einen die Produktivität durch stärkere Messbarkeit der Tätigkeiten, zum anderen kann durch die Überwachung die Motivation der Mitarbeiter sinken. 

Die Frage ist auch, können zuküntige Berufe durch Künstliche Intelligenz ersetzt werden? Sind Computer wirklich die besseren Mitarbeiter oder Manager? Durch Automatisierung der Entscheidungsprozesse kann Zeit gewonnen werden und mögliche emotionalen Schwankungen der menschlichen Mitarbeiter können vermieden werden. Menschen haben öfter mal einen schlechten Tag und machen Fehler - die Maschine ist dagegen hellwach und fehlerfrei. 

Ich bin auch der Meinung, dass die digitale Vernetzung zum besseren und umfangreicheren Austausch zwischen Mitarbeitern führt - allerdings wird die Kommunikation, sowie der organisationale Wissenstransfer um vieles transparenter, wodurch - wie wir heute schon gehört haben - Probleme bzw. Einbußen in der Privatssphäre, sowie Schwund der eigenen Sicherheit auftreten ... Ein zweischneidiges Schwert - dieser digitaler Wandel.